Come affittare casa per turismo

Com’è fatto il mestiere di affittare casa per turismo

La differenza tra affittare casa per turismo e affittare casa con qualsiasi altro tipo di finalità risiede essenzialmente in due fattori: nella quantità di tempo richiesto e nel margine di guadagno potenziale.

Poiché infatti l’affitto turistico contempla perlopiù soggiorni al di sotto dei 30 giorni, il ricambio di inquilini che ne risulta è più frequente, e di conseguenza l’impegno profuso deve essere intenso e continuativo. Dall’altro lato, affittare per periodi così brevi significa prezzare la singola notte, con tariffe risultanti di molto superiori al costo per notte di soggiorni dalla durata superiore.

Queste due caratteristiche fanno dell’affittare casa per turismo un’attività imprenditoriale - il Vacation Rental - per la vendita di soggiorni in case vacanza; dalla qualità del prodotto venduto dipende il suo successo sul mercato turistico. La figura professionale di questo settore si chiama property manager.

Come tutte le attività imprenditoriali, anche il Vacation Rental coinvolge un insieme di lavori tra loro eterogenei, dal marketing all’home staging alla semplice lavanderia e altri ancora. Queste aree operative sono come diverse parti del corpo di uno stesso organismo: sono profondamente integrate tra loro e si influenzano a vicenda, determinando la salute generale e quindi la qualità del prodotto di cui sopra.

Possiamo suddividere la professione dell’affitto turistico in tre settori fondamentali:
Preparazione dell’appartamento, il quale conserverà la vocazione residenziale ma dovrà adattarsi ai bisogni di un segmento di clientela con caratteristiche precise;
Attrazione degli ospiti, ovvero l’utilizzo di alcuni strumenti dell’hotellerie per ottenere più ingressi;
Amministrazione, ovvero aggiornamento della contabilità e rispetto delle norme, attività imprescindibili per svolgere questo mestiere in sicurezza e trasparenza.

Preparare la casa per i turisti

Come è fatta una casa vacanza? La legge di riferimento, la n° 217 del 1983 definisce case vacanze

“..gli immobili arredati gestiti in forma imprenditoriale per l'affitto ai turisti, senza offerta di servizi centralizzati, nel corso di una o piu' stagioni, con contratti aventi validita' non superiore ai tre mesi consecutivi.”

Tecnicamente, quindi, una casa vacanza è una normale abitazione privata, e infatti ne mantiene la destinazione urbanistica residenziale. Ma per avere successo una casa vacanza deve piacere agli ospiti: questo succede se incontra le loro necessità. E farlo succedere è il compito di un buon property manager.

Una casa vacanza è un bene economico, e quindi non viene valutata con l’occhio benevolo e indulgente che riserviamo all’ospitalità offerta da un amico. L’occhio è quello del cliente, e il loro giudizio risponde sempre alla stessa domanda: “Questo appartamento vale la spesa?”. Si può tranquillamente affermare che il metro di paragone per la qualità di un soggiorno in una casa vacanza è il soggiorno in hotel.

Per questo alcuni aspetti del servizio e della struttura non possono mancare:

Spazi ampi
Se il centro dell’esperienza in un hotel è la camera da letto, in un appartamento hanno più rilevanza le aree comuni come il salotto, il balcone (o terrazzo) e la cucina. Sono le aree dove gli ospiti trascorreranno la maggior parte del tempo, quindi devono essere abbastanza spaziose per ospitare più persone contemporaneamente. Se lo spazio manca, si può pensare a rinunciare a qualche arredo in favore di una maggiore superficie calpestabile: gli armadi guardaroba, molto utili per inquilini a lungo termine, non hanno molto senso per chi si trattiene poco.

Pulizie
Voce di costo e aspetto cruciale nell’esperienza degli ospiti. Varia in base al tasso di riempimento dell’appartamento. Si può scegliere se includerla nel prezzo del soggiorno, facendola quindi pagare meno a chi prenota meno notti, o se assegnarle un costo non variabile per prenotazione.

Cambio lenzuola e asciugamani
La quantità di biancheria da letto e da bagno in magazzino deve essere almeno doppia rispetto alla capacità totale di tutti gli appartamenti affittati.
È bene prevedere inoltre delle sostituzioni periodiche a seconda della frequenza di utilizzo, perché anche l’usura di un lenzuolo può abbassare la valutazione di un soggiorno.
Per contenere le spese è possibile appoggiarsi a dei servizi di noleggio lenzuola, ma la convenienza di questa scelta dipende dalla quantità di appartamenti in gestione.
In ogni caso biancheria da letto e da bagno, con il relativo servizio di lavanderia, sono costi di cui tenere conto in fase di bilancio.

Assistenza 24 h
L’assistenza continua contribuisce a innalzare il valore percepito della casa. Si va dai piccoli guasti in appartamento agli interventi d’emergenza: la scelta di un buon partner per la manutenzione generale di appartamento, elettrodomestici e impianti è essenziale per il successo della casa vacanza. Restare senza frigorifero, anche se solo per pochi giorni, può rendere brutta un’esperienza che altrimenti non lo sarebbe.

Dotazioni essenziali
Su alcune attrezzature gli ospiti non transigono: ci devono essere, o non prenotano. La connessione wi fi è la prima della lista, ed è considerata tanto indispensabile quanto l’acqua calda. Ma ce ne sono anche altre:

Tv, possibilmente con canali internazionali. Richiesta anche nelle località marine o montane, dove in teoria si privilegerebbe il tempo trascorso all’aperto. Puntualmente segnalata in recensione se mancante;

Aria condizionata, che può limitare tantissimo il tasso di riempimento nei mesi estivi. O vanificare un inverno di ottime recensioni: la mancanza di climatizzazione verrà segnalata anche nel caso in cui l’annuncio non la presenti tra le dotazioni;

Detersivo per lavare i piatti, utile specialmente se gli ospiti sono tenuti a partire dopo aver lavato le stoviglie;

Istruzioni d’uso della casa, molto utili per evitare interventi superflui (e quindi spese superflue) da parte dei tecnici manutentori;

Sapone e carta igienica, almeno per i primi giorni di permanenza;

Deposito bagagli, nel caso ci fossero due prenotazioni consecutive e il primo gruppo volesse trattenersi di più. Non occorre che sia nell’appartamento, è sufficiente offrire agli ospiti un posto comodo e sicuro in cui lasciare le valigie.

Si tratta naturalmente di trovare il giusto equilibrio di tutti questi elementi: gran parte del lavoro del property manager consiste nel trovare una proporzione redditizia tra prezzo richiesto e servizio offerto.

Gli strumenti per attrarre ospiti

Gestire i portali di listing

Per offrire casa ai turisti serve rintracciarli sui canali che frequentano per organizzare i loro viaggi. Questi canali sono i portali di listing, ovvero siti che elencano le strutture presenti in una particolare località: Booking.com è il più famoso in Europa, mentre Expedia, che offre anche voli e altri servizi, è il più diffuso nel mondo. Altri sono Airbnb, che mette in relazione diretta ospiti e proprietari, Homeaway, Wimdu, Homelidays, Atraveo e Tripadvisor, ma la scelta è davvero sconfinata.

Grazie ai loro ingenti investimenti di marketing questi portali rappresentano un ottimo sistema per acquisire i clienti, ma naturalmente hanno tutti un costo: anche qui, quali e quanti utilizzarne è una questione di sostenibilità.

Le ragioni per cui i viaggiatori utilizzano questi canali sono l’ampiezza della scelta e la comodità: in pochi clic l’utente può infatti consultare decine di annunci, scegliere le date e prenotare direttamente il suo soggiorno nella struttura.

È un sistema immediato che se da un lato incoraggia e semplifica i viaggi, dall’altro può creare difficoltà di gestione per l’host: soprattutto se l’appartamento è pubblicato su più portali contemporaneamente, il rischio è che più clienti prenotino per le stesse date, generando overbooking potenzialmente dannosi per la reputazione della struttura.

Uno strumento importante per controllare le prenotazioni su più portali è il Channel Manager, un software che permette di gestire degli appartamenti da un unico pannello di controllo: la casa e le informazioni ad essa legate (immagini, prezzi, sconti, regole, descrizioni ecc.) vengono caricate sul Channel Manager, il quale poi le pubblica sui portali di listing.

Un Channel Manager si sceglie in base alla quantità di portali con i quali può sincronizzarsi e alla qualità di questa sincronizzazione: quante e quali sono le informazioni che può passare a ciascuno dei portali con cui si interfaccia? Pubblica fotografie, tariffe e scontistiche o solo alcune di queste cose? Con quale frequenza viene aggiornato? Quanto è semplice da usare per la gestione quotidiana di arrivi e partenze? Vista la complessità dei fattori da considerare la scelta di un Channel Manager può richiedere anche parecchio tempo.

Assegnare i prezzi

Una delle attività più decisive per la redditività dell’affitto turistico è la scelta del prezzo giusto, anzi dei prezzi giusti: il valore percepito dell’appartamento è soggetto a molte variabili e un buon pricing prevede variazioni molto frequenti.

Per stabilire la tariffa di partenza si identificano i prezzi delle strutture concorrenti, cioè gli hotel e gli appartamenti simili per numero di camere e dotazioni. Da questa base di partenza comincia il lavoro di revenue management, una disciplina che ha come obiettivo quella di massimizzare i guadagni ottimizzando il riempimento della casa vacanza. Questo risultato si raggiunge vendendo a un costo adeguato alla domanda, ovvero abbassando e alzando i prezzi in relazione ad alcune variabili.

Lo storico della struttura è una di queste variabili, ma non è la sola: il prezzo deve anche variare in relazione alle oscillazioni della domanda di mercato. Queste oscillazioni dipendono da vari elementi:

Stagionalità, soprattutto nel caso di mete di villeggiatura;
Calendario eventi, determinante per le grandi metropoli;
Calendario feriale, nazionale e internazionale.

A queste considerazioni vanno aggiunte naturalmente valutazioni finanziarie: alla tariffa dovrà essere sempre applicata l’IVA, che nel caso delle case vacanza è al 12%.

Anche differenziare le tariffe è un intervento utile in fase di impostazione del pricing: offrire agli utenti condizioni di prenotazione diverse e complementari, incoraggiando la decisione di acquisto perché fondata su una scelta più ampia. Queste condizioni non sono molte:

• Tariffa rimborsabile: il cliente può cancellare la prenotazione entro certi limiti di tempo. Con questa condizione la struttura si espone a un rischio - che cioè il cliente cancelli la prenotazione lasciando poco tempo per attrarne un’altra;
• Tariffa non rimborsabile: in questo modo il cliente paga subito e non ha diritto a rimborsi in caso di cancellazione. Il prezzo di questa tariffa in genere è più basso, perché qui il rischio lo corre il cliente mentre la struttura può fare cassa subito;
Promozioni: come per esempio la early booking o la last minute, che possono offrire particolari sconti a fronte di limiti temporali definiti (prima di/fino a).

Questi strumenti servono a costruire la propria offerta e sono molto flessibili, ma non vanno confusi con la strategia: a seconda degli obiettivi di fatturato, di riempimento e disintermediazione, ogni property manager adotta quelli più adatti al suo caso.

Vietato dimenticare la burocrazia

Affittare casa ai turisti in modo trasparente e onesto significa anche tenere in ordine contabilità e burocrazia. Il turismo è un settore normato dagli organismi locali, quindi le leggi di riferimento sono da consultare nelle direttive regionali.

Esistono però alcune buone pratiche da svolgere quotidianamente:

Redigere un contratto di soggiorno
Per quanto non sia obbligatorio, un contratto turistico [link alla pagina] è un documento che stabilisce i termini a titolo dei quali è offerta la locazione. Al di sotto dei 30 giorni non deve essere registrato presso l’agenzia delle entrate.

Comunicazione alla questura
È la comunicazione dei dati personali degli ospiti, obbligatoria per legge entro le 24 ore successive all’ingresso nella struttura.

Raccolta tassa di soggiorno
Molte città applicano ai soggiorni dei visitatori una tassa dal valore variabile, da raccogliere sul posto ad ogni check in. Alla fine del mese ogni struttura ricettiva, anche extra alberghiera, è tenuta a versare al comune quanto dovuto in base al numero di ospiti ricevuti.

Emissione fatture
Non tutti gli ospiti richiedono la fattura, ma per ragioni fiscali un’attività imprenditoriale extra ricettiva deve conservare la documentazione relativa alle transazioni effettuate.

Prelievo pagamenti con POS
Più il processo di prenotazione è semplice, più utenti lo utilizzeranno: la transazione online con carta di credito è oggi il sistema più comodo e veloce per effettuare un pagamento e quindi prenotare. Per dare questa possibilità agli ospiti serve un POS (Point Of Sell), che permetta di prendere pagamenti da carta di credito anche da remoto.

Conclusione

Affittare casa per turismo è un lavoro con molti punti di contatto con quello dell’albergatore. Il mondo è lo stesso, così come l’impegno richiesto e la specializzazione professionale necessaria. La crescita dell’economia digitale ha sfumato il concetto di ospitalità estendendolo anche a soluzioni prima poco diffuse: i portali di listing hanno reso sempre più facile offrire una sistemazione a chi viaggia, e oggi possedere una casa significa possedere in potenza una piccola attività ricettiva.

Le barriere d’accesso al mercato, insomma, si sono abbassate. Ma questo non vuol dire che raggiungere il successo sia diventato più semplice: la concorrenza è agguerrita e i clienti sono molto esigenti. Un’impostazione controllata e consapevole del business è oggi essenziale, e sono molti i professionisti che possono offrire una consulenza in questo senso. Il nostro consiglio per chi vuole affacciarsi a questo business è di rivolgersi a questi professionisti prima dell’avvio dell’attività.

Perché come scrive Matt Landau, uno dei massimi esperti internazionali di Vacation Rental, "Iniziare è facile, diventare sostenibili è difficile".

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